Política de tratamiento de la información exela
Para EXELA es de vital importancia el adecuado tratamiento de los datos personales de sus públicos de interés, información que ellos mismos nos han suministrado con diversos fines. Desde todos los procesos velamos por la confidencialidad de la información de nuestros públicos, gracias a que contamos con el apoyo de las herramientas idóneas para el almacenamiento y buen uso de ésta en función de las actividades para las cuales esta información ha sido entregada.
En sujeción a las disposiciones constitucionales y legales, EXELA está comprometida con una política de respeto hacia sus trabajadores, ex trabajadores, clientes y proveedores y de sus datos personales.
EXELA, es responsable de los datos personales que ha recolectado, a través de
suministro de información trabajadores, ex trabajadores, clientes, proveedores y de cualquier persona natural o jurídica en el desarrollo de su objeto social.
De acuerdo con lo anterior y como responsables del uso de la información de nuestros públicos de interés damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, por esto ponemos a su disposición la política de tratamiento de datos personales de EXELA
EXELA
Domicilio: Carrera 50 No. 25-127 Piso 5 Medellín Colombia
Teléfono: 057(604) 6043626
Correo electrónico: encontacto@exela.co
Página web: www.exela.co
Título I: Disposiciones Generales
ARTÍCULO 1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política de Tratamiento de datos personales fue elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por EXELA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 2. OBJETO:
La política de tratamiento de la información, tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre información que se haya recogido sobre datos personales, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política aplica para el tratamiento de los datos personales que adquiera y administre EXELA, de cualquier persona natural.
ARTÍCULO 4. DEFINICIONES:
Para la aplicación de los procedimientos contenidos en la presente política de tratamiento de la información, y de conformidad con lo indicado en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:
ARTÍCULO 5. BASES DE DATOS Y ARCHIVOS:
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos y archivos que EXELA , recolecte, almacene, use y/o administre en toda su estructura organizacional, en desarrollo de su objeto social y para el logro de sus fines, así como para los datos personales provenientes de los usuarios de Facebook, seguidores de las cuentas de Twitter, y seguidores, contactos, usuarios de cualquier cuenta en redes sociales y páginas corporativas de EXELA
ARTÍCULO 6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: EXELA:
podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus trabajadores, ex trabajadores, clientes, proveedores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
b) Proveer los productos y/o servicios requeridos por sus clientes y trabajadores;
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
d) Evaluar la calidad del servicio;
e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por EXELA y/o por terceras personas;
f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
g) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
h) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de EXELA;
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
j) Para los Procesos de Gestión Comercial, apertura de negocios, cierre de negocios, evaluación de satisfacción del cliente, Selección, Vinculación, Desvinculación, Soporte, Seguridad y Salud en el Trabajo, Nómina, Seguridad Social, Facturación y Cartera, Bienestar Social, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, compras y convenios, tesorería, contabilidad, control interno, y todos los demás que sean creados dentro de EXELA;
k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personal esa empresas vinculadas de EXELA ubicadas en Colombia en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de EXELA y/o en las diferentes áreas de trabajo, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de EXELA y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, EXELA no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de EXELA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. EXELA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, EXELA advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS:
De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, los siguientes son los principios que serán respetados por EXELA, en los procesos de recolección, almacenamiento, uso y administración de los datos personales:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:
El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. - Principio de finalidad:
El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. - Principio de libertad:
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. - Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. - Principio de transparencia:
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. - Principio de acceso y circulación restringida:
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. - Principio de seguridad:
La información sujeta a Tratamiento por parte de EXELA a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. - Principio de confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Título II: Autorización
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, EXELA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por EXELA, y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización contendrá lo siguiente:
- Quién recopila (responsable o encargado).
- Qué recopila (datos que se recaban).
- Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
- Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
- Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.
ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:
EXELA, adoptará todas las medidas necesarias para mantener registro de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular de los datos personales, para el tratamiento de sus datos, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio. A través de este documento se comunica al Titular de la informació
- El nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
- El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos que le asisten al Titular.
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el
Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter voluntario de responder a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
El Aviso de Privacidad de EXELA, se encuentra disponible, entre otros medios, en la página web www.exela.co