Guía práctica para empezar 2026 con todo en orden y evitar errores, reclamos y sanciones
Enero no es solo el comienzo de un nuevo año. Para las empresas colombianas, es el mes donde se evidencian los aciertos y errores del cierre anterior. Especialmente en un área sensible: la nómina.
Lo que no se corrigió en diciembre suele aparecer en enero en forma de reclamos, ajustes retroactivos, sanciones o desgastes innecesarios con los colaboradores. Por eso, empezar el año con la nómina en orden no es un lujo administrativo: es una decisión estratégica.
Este artículo es una guía clara y práctica para que tu empresa inicie 2026 con control, evitando los errores más comunes y estructurando un plan de siete pasos que permita operar sin sobresaltos desde el primer mes del año.
Por qué enero define el resto del año en la gestión de nómina
Enero concentra varias situaciones críticas al mismo tiempo:
- Ajustes salariales y actualizaciones normativas
- Cambios en auxilios, topes y bases de cotización
- Regularización de errores del cierre de año
- Nuevos contratos, prórrogas y terminaciones
- Revisión de aportes a seguridad social
- Inicio de auditorías internas y externas
Una nómina mal gestionada en enero no se corrige sola. Al contrario, arrastra errores durante meses, afectando presupuestos, clima laboral y cumplimiento legal.
Los errores más comunes que aparecen en enero (y por qué se repiten)
Muchas empresas creen que el problema está en el software o en la persona que liquida la nómina. En realidad, los errores suelen ser estructurales.
Entre los más frecuentes están:
- Cálculos incorrectos de salario tras incrementos o ajustes contractuales
- Bases de cotización mal actualizadas para seguridad social
- Errores en horas extras, recargos o novedades acumuladas
- Inconsistencias entre contrato, nómina y realidad operativa
- Falta de conciliación entre nómina y contabilidad
- Retrasos en pagos que generan desconfianza inmediata
Estos fallos no solo generan molestias internas. También exponen a la empresa a sanciones por parte de entidades de control y a reclamaciones formales por parte de los trabajadores.
Nómina bien gestionada: más que pagar a tiempo
La nómina no es solo un proceso de pago. Es un sistema que conecta:
- Cumplimiento legal
- Confianza del colaborador
- Planeación financiera
- Reputación empresarial
Cuando la nómina falla, el impacto es inmediato. Cuando funciona bien, casi no se nota. Y eso es justamente lo que una empresa necesita: que la nómina fluya sin convertirse en un problema diario.
El plan de 7 pasos para empezar 2026 con la nómina bajo control
Paso 1: Revisión completa del cierre del año anterior
Antes de avanzar, es clave validar que diciembre quedó correctamente liquidado. Esto incluye salarios, primas, vacaciones, horas extras, contratos terminados y pagos pendientes.
Paso 2: Actualización de condiciones salariales y contractuales
Enero suele traer ajustes. Es fundamental que estos se reflejen correctamente en la nómina y estén alineados con lo pactado contractualmente.
Paso 3: Verificación de bases de cotización y aportes
Un error aquí puede derivar en sanciones importantes. Revisar topes, porcentajes y novedades es indispensable para empezar bien el año.
Paso 4: Depuración de novedades recurrentes
Incapacidades, licencias, ausencias y cambios de jornada deben estar correctamente registradas y respaldadas.
Paso 5: Conciliación entre nómina y contabilidad
Este paso evita inconsistencias financieras y facilita los cierres mensuales sin reprocesos.
Paso 6: Definición de responsables y flujos claros
Cuando la nómina depende de una sola persona sin respaldo ni validaciones cruzadas, el riesgo aumenta. Es clave definir procesos y controles.
Paso 7: Apoyo experto para sostener el sistema
Aquí es donde muchas empresas marcan la diferencia. Contar con un aliado especializado permite reducir errores, ahorrar tiempo y garantizar cumplimiento permanente.
El rol de exela en una nómina que no da dolores de cabeza
En exela entendemos que la nómina no puede depender de la improvisación ni del ensayo y error. Por eso ofrecemos un servicio de outsourcing de nómina que combina conocimiento técnico, cumplimiento legal y acompañamiento cercano.
Nuestro enfoque permite a las empresas:
- Reducir riesgos legales y sanciones
- Garantizar pagos correctos y oportunos
- Liberar carga administrativa interna
- Mejorar la experiencia del colaborador
- Contar con respaldo ante auditorías o requerimientos
No se trata solo de calcular. Se trata de gestionar la nómina como un sistema estratégico, alineado con la operación y los objetivos del negocio.
Empezar bien el año también es una decisión de liderazgo
Cuando una empresa demuestra orden y coherencia desde enero, envía un mensaje claro a su equipo: aquí hay estructura, claridad y respeto por el trabajo de las personas.
Ese mensaje se traduce en:
- Menos reclamos
- Más confianza
- Mejor clima laboral
- Mayor foco en los objetivos del año
La nómina no debería ser un tema que genere ruido. Debería ser una base sólida sobre la cual construir el resto del año.
Si tu empresa quiere empezar 2026 con tranquilidad, este es el momento de revisar cómo estás gestionando tu nómina.
En exela te acompañamos a estructurar, optimizar y sostener un sistema de nómina confiable, claro y alineado con la normativa colombiana.
Hablar con un experto hoy puede evitar muchos problemas mañana.
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